Gestione Progetto - P.M. Consulting

La durata di questa fase è variabile e dipende dal livello di comprensione del lavoro da fare, dal livello delle relazioni e dal rischio associato al lavoro da fare.

Per progetti di grandi dimensioni o strategici, l'avvio di un progetto è talmente significativo da essere considerato un progetto a sé stante.

Per assicurare la miglior continuità è buona cosa affidare la responsabilità del progetto alle stesse persone che hanno sviluppato la precedente fase di offerta.

Anzitutto è necessario un attento studio del contratto e dei suoi allegati per intercettare ogni eventuale variazione intervenuta rispetto all'offerta, per riconoscerne e comprenderne tutte le clausole e per assicurare che esse vengano riflesse nella documentazione definitiva del progetto. E' anche opportuno rieseguire la stima delle attività di progetto, per accertarsi che il piano finanziario approvato sia ancora valido ed il budget di progetto adeguato.

Subito dopo occorre riprendere il Piano di Gestione del Progetto (Project Management Plan) predisposto con l'offerta, svilupparlo in dettaglio e completarlo in ogni sua parte, riportando le eventuali modifiche intervenute in sede di contratto.

Infine, occorre allocare al progetto le risorse (umane, finanziarie e materiali) necessarie al suo svolgimento.

Una volta che il Piano di Gestione del Progetto è stato approvato, le attività possono iniziare.

In questa fase, il team di progetto realizza quanto previsto dal piano. Le attività devono essere organizzate in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati nei limiti di tempo e di budget assegnati.
Per ottenere questo risultato è anche importante un costante controllo dell'avanzamento dei lavori, intervenendo con azioni correttive ogni qualvolta necessario.

Il Project Manager, tramite il Piano di Gestione del Progetto è l'unica autorità intitolata a rappresentare al team ed ai principali Stakeholders lo stato di avanzamento del progetto e l'andamento previsto. Questo avviene tramite una comunicazione continua, sia formale mediante report e riunioni, sia informale.
Di primaria importanza l'analisi continua e la gestione di rischi, problemi e modifiche, in modo tale che il loro impatto sul progetto sia compreso per tempo e che azioni opportune siano individuate e messe in opera per ridurlo al massimo. Queste azioni possono eventualmente comportare anche una revisione del piano, dell'approccio, del budget o della tempistica del progetto.