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I Processi di Project Management

I Processi che presiedono alla gestione di un progetto sono tre e attraversano trasversalmente il suo Ciclo di Vita, dall'inizio sino alla chiusura:


  • Set-Up & Plan


              

  • Direct & Control



  • Monitor & Report





La pianificazione è il processo iterativo che definisce il percorso del progetto verso il successo finale. Il piano è più che la semplice programmazione di attività lavorative. Il Processo di Pianificazione comprende le attività relative alla definizione, la pianificazione e l'organizzazione sia del progetto che degli eventuali cambiamenti allo scenario iniziale che dovessero intervenire durante lo svolgimento delle attività. Le attività svolte durante il Processo di Pianificazione hanno inizio prima che il progetto cominci e sono orientate a prefigurare quello che c'è da fare, il costo stimato, sia in termini di manodopera che finanziario delle attività di progetto, il tempo necessario a ciascuna attività, la correlazione delle attività tra loro, l'organizzazione necessaria, gli aspetti logistici, etc…

Linee Guida del Processo di Set-Up & Plan:

  • Costruire un piano che abiliti misurazioni quantitative delle performance di progetto;

  • Predisporre tutto ciò che serve (metodologie, processi, standard, metriche, etc..) sfruttando le Best Practices piuttosto che reinventare la ruota;

  • Definire un'organizzazione di progetto che lasci al Project Manager la capacità di valutare autonomamente e con efficacia lo stato del progetto in qualsiasi momento;

  • Definire ruoli e responsabilità del Cliente per la durata del progetto;

  • Assegnare con chiarezza le responsabilità per compiere tutte le attività;

  • Definire le procedure, le pratiche e gli standard che il team deve seguire durante il progetto;

  • Accertasi che tutte le risorse del progetto (persone, sedi, tecnologia di supporto etc..) siano disponibili per condurre le attività.



                  



Il Project Manager
non esegue direttamente il lavoro del progetto, bensì dirige le attività del gruppo di lavoro a lui affidato, orientandosi con il Piano di Gestione del Progetto ( Project Management Plan). Se il Progetto devia dal piano, egli decide quali azioni è necessario adottare per risolvere il problema e riportare il progetto nella giusta direzione. Fanno parte di questo processo le attività di Sviluppo e di Implementazione della Soluzione.

Linee Guida del processo di Direct & Control:

  • Produrre dati relativi alle performance ad ogni periodo di reporting: rendere visibili i progressi;Individuare le variazioni di performance confrontando l'effort necessario a completare il lavoro alla data con il volume di lavoro effettuato e con le assumptions di piano;Agire con tempestività per correggere le varianze negative:

          - Se sono richieste modifiche al piano, concordare una revisione al più presto possibile;
          - se il piano può accogliere le azioni correttive, adottarle immediatamente;

  • Comunicare con gli stake-holders apertamente e regolarmente;

  • Comunicare lo status del progetto, ogni issue da risolvere e le azioni raccomandate per rimanere in linea con il piano;

  • Comunicare con tempestività, evitare le sorprese;

  • Coinvolgere il cliente subito all'insorgere di un problema;

  • Sviluppare diverse alternative di soluzione, ma raccomandarne una;

  • Adattare la comunicazione all'audience.






Questo processo consiste nel tenere sotto controllo le attività di progetto in accordo con quanto è stato stabilito in fase di Set-Up & Plan e nell'informare gli Stakeholders sull'andamento del progetto. E quindi: raccolta dei dati necessari per misurare e monitorare come il progetto sta progredendo rispetto ad una baseline predefinita; analisi dei dati raccolti per individuare le variazioni rispetto al piano; determinazione della dimensione e dell'impatto delle variazioni; reporting della situazione a scadenze predeterminate.

Linee Guida del processo di Monitor & Report:

  • Gestire il Piano di Progetto;

  • Mantenere il Piano di Progetto come la definizione del percorso per il successo;

  • Perseguire costantemente il raggiungimento delle aspettative del Cliente, del Management e del Team;

  • Mitigare i rischi, mantenendo il focus sugli obiettivi generali del progetto;Utilizzare l'esperienza pregressa (lesson learned) per stabilire e mantenere un ambiente positivo;

  • Individuare e indirizzare rapidamente e con decisione ogni variazione nelle performances;

  • Mantenere il proprio orizzonte decisionale consistente con il contesto del progetto e del contratto;

  • Assicurare che le priorità del Triplo Vincolo siano considerate in ogni decisione;

  • Riconoscere l'inevitabilità di ogni variazione al piano, gestirla opportunamente e aggiornare il piano di conseguenza. Mai ostacolare il cambiamento, bensì facilitarlo e controllarlo;

  • Assicurare che il Team stia osservando quanto prevede il piano e che utilizzi le previste procedure, pratiche e standards.



                                                    


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